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怎么做好扫描工作

一、扫描工作的前期准备

1.扫描工作的顶层设计

做好扫描工作的第一步是做好顶层设计，即扫描工作与有关工作之间的统筹规划，主要分为三个方面的内容。一是协调好立档单位与档案馆之间扫描工作的分工，明确档案在立档单位扫描还是在档案馆扫描，以便于各单位做好自身工作任务的安排。二是统筹好档案部门一个年度内扫描工作任务量与其他工作之间的关系。档案扫描工作是一项常态化的任务，应该对本单位目前既有的工作量进行统筹，合理制定工作计划。三是规划好要扫描的档案之间先后顺序的关系。应该按照对档案利用需求的急缓程度进行扫描，利用需求大的档案优先进行扫描。

2.扫描工作软硬件设备的配置

扫描工作软硬件的配置是做好扫描工作的物质基础，良好的配置可以提升扫描工作的效率。

首先是设备配置的问题。档案部门所存储的档案一般都是采用“三点一线”的方式缝制后装在案卷盒内的。为了保护档案原件，也为了加快扫描速度，确保扫描质量，建议选择专业的非接触式扫描设备。此外，由于档案扫描工作对设备的功能性要求根据档案性质不同而有所区别，过高的配置会造成资源的浪费，过低的配置也会导致扫描成果不符合要求。所以应该根据工作的实际需求，合理配置，提升设备的性价比。

其次是软件的可操作性与方便性。档案扫描软件应该充分考虑到档案部门中大部分人的接受能力。在考虑到软件功能性的基础上，兼顾软件的可操作性和简便性，一般采用封装性比较好的软件产品。如果软件操作过于复杂，势必会降低工作效率，应该努力在软件的可操作性、方便性与功能性之间寻找平衡点。

再次就是设备的配置要考虑到发展的因素，确保现阶段的配置能够满足在今后一定时期内的可用性，避免设备因不能满足发展的需求而过早地更新换代。

3.规范有关操作流程与标准

规范有关操作流程与标准是对扫描工作中各个环节操作方法的统一，以便于扫描人员在具体操作时能够有据可依，以防无效劳动的产生，造成人力、物力资源的浪费。一是扫描工作中各个环节都要责任明确，以防在出现问题时互相扯皮，以及由于责任不明确而造成的管理混乱等。二是规范扫描工作的操作流程，确保各个环节工作之间的有效衔接。三是扫描数据质量标准的统一，如扫描数据信息的保存格式、分辨率等有关图像质量参数的要求。此外，还应该加强对扫描人员关于操作流程与标准的培训与传达力度，确保他们熟练掌握操作流程、熟知有关标准要求。

二、扫描工作中的注意事项

1.确保档案实体的安全

在扫描过程中，由于档案所处环境的改变以及工作人员的不当操作，可能对档案产生一定程度的破坏。因此，应该注重扫描操作环节中对档案的保护，确保档案的安全。如将档案扫描工作间温湿度控制在适宜档案保护的范围内，以防止档案从库房中取出后温湿度变化过大而导致破坏；扫描工作间内的安全管理也应注意，如防水、防火、防盗、防丢失等；扫描工作中工作细节的控制，比如不在扫描工作台上喝水、吸烟，在每一次扫描工作结束时，应该检查扫描仪中是否遗漏档案等。

2确保扫描数据的安全

在扫描过程中，确保扫描数据的安全主要是两个方面的内容。一是在工作中要经常性地做好已有数据的备份工作。扫描数据与实体相比较更容易丢失，一个不经意的误操作，就可能导致全部数据的丢失，最好做到扫描机的专机专用，以防止从事其他工作而导致对存储数据的破坏。二是做好扫描数据的安全管理，谨防泄密。档案数据信息比实体档案更容易造成泄密与传播，一张光盘或者一个U盘就可以将机器中所有的数据拷贝走，其所带来的危害也就更为严重。因此，我们应该注重扫描数据的信息保密，落实保密责任，严禁将用于扫描档案的机器接入互联网，严禁个人移动存储设备接入扫描机。

3.做好扫描数据的维护

对于扫描数据的维护主要是确保数据信息的完整性以及对数据质量的控制。一是做好对扫描数据完整性的审查。在扫描过程中，由于失误，可能会导致某份文件或一份文件内个别页面的漏扫或重扫。如果不及时查出，必将会给后续的利用工作带来麻烦，因此应该对扫描数据做好审查工作，谨防漏扫或重扫现象给数据带来的不完整或不规范。二是做好数据信息的质量控制。对于由于机器及操作原因致使数据极不清晰而无法使用的，要重新扫描；对于数据信息中所存在的“噪点”应该予以消除，但“去噪”工作应该区别对待，应该检查“噪点”为档案本身所有的还是由于人为以及机器原因导致的，尽量保全档案的原始性标记。